لابد أن بيئة العمل النظيفة والمنظمة تغري الموظف نحو العمل والإنجاز، كما أنها تقلل من الوقت الضائع في البحث عن المستندات والملفات، وتحدّ من أعطال المعدات، وتساهم في التخلص من المجهود الزائد، والقضاء على مشاكل الجودة التي كانت تحدث بسبب التلوث والأتربة، ما عليك سوى الالتزام بعملية النظافة والتنظيم الجدية، فهناك خطوات لو تم تطبيقها من أجل الشعور بالارتياح في العمل لاسيما أن الأمر لا يحتاج إلى علوم معقدة أو وسائل ضخمة.

في فلسفة الاعتناء بمكان العمل من حيث تنظيمه وتنظيفه؛ لابد من اتباع خمس خطوات أساسية مشتقة من أدوات التحسين المستمر، وهذا ما يتحدث عنه مدرب التنمية البشرية محمد اللقطة، بالتفصيل، لـ"فلسطين" في السطور التالية..

على كل عمل

قال اللقطة: "بيئة العمل، هي الورشة أو المكتب أو المصنع أو المستشفى أو منزل أو أي مكان؛ فإذا كنا في مكتب مثلًا، فهذا يشمل مكان استقبال الزوار والمكاتب الإدارية والمطبخ والمخازن وساحات التخزين، أي كل مكان في المكتب، وهذا ينطبق على أي عمل، فهو ليس منحصرًا في مهنة دون أخرى".

وأضاف أنه من أجل تحقيق التطوير المنشود في المكان، لابد من تطبيق النصائح الخمس التالية، وهي: "صنِّف"، و "رتب ونظم ونسق"، و "نظِّف"، و "عاير أو نمط"، و "ثبِّت".

عن الخطوة الأولى "صنِّف"، أوضح: "تهدف هذه العملية إلى الاستثمار الأمثل للموارد والمساحات الموجودة في بيئة العمل، عبر التخلص من كل شيء لا يضيف قيمة للعمل، والحفاظ على كل شيء يساهم في زيادة كفاءة العمل، أي التفريق بين الأشياء الضرورية وغير الضرورية".

وبيّن أن التصنيف يتم عبر خطوات عملية، هي تحديد المكان المراد العمل فيه، وتحديد استراتيجية التصنيف، والتي تشمل الأدوات والمعدات والمساحات والأماكن".

"رتب ونظم ونسق" هي الخطوة الثانية، قال اللقطة عنها: "عملية الترتيب والتنظيم عملية مفصلية في هذا النظام، وتهدف هذه العملية إلى جعل مكان لكل شيء، وبذلك تزداد الفاعلية والكفاء".

وأشار إلى أن التنظيم يستلزم ترتيب الأشياء والأماكن حسب درجة الأهمية وتكرار الاستخدام، ويكون بترتيب معرفة الأدوات والأجهزة التي يتم استخدامها بشكل دائم لوضعها في المقدمة، واستخدام الأدراج والألواح الاسفنجية لترتيبها بشرط إيجاد أي شيء يحتاجه الموظف خلال 30 ثانية فقط، وكذلك يتم تريب كل شيء حسب الحاجة، ثم اتباع القواعد العامة لترتيب مكان العمل، من خلال عمل مخطط للمكان بشكله الحالي، وإعادة ترتيب مكان العمل بشكل يضمن تدفق سهل للحركة والعمل والمعلومات والمواد، وعمل تخطيط المكان بعد اجراء التحسينات المقترحة، وإعادة النظر في التحسينات حال تعارضها مع حركة تدفق المواد والمعلومات.

ولأجل التنظيم أيضا، يجب جعل المكان مرئيا، بحيث يتم تمييز موقع كل شيء بعلامة مثل وضع علامة على الأرض لمكان الأشياء التي توضع على الأرض، وتحديد أماكن ومسميات للمعدات والآلات والأجهزة مع ضرورة استخدام الألوان والخطوط العريضة، ووضع عنوان لكل شيء في مكانه، وتحديد أماكن الممرات بلون مميز مثل اللون الأصفر، بحسب اللقطة.

وبيّن أن عملية التنظيم تُعد عملية إبداعية، فهي ليست مجرد وضع الأشياء فوق بعضها البعض، بل هي عملية تهدف لتسهيل استخدم الأماكن والأشياء، لذلك يجب ابتكار طرق التخزين، مثل التخزين الرأسي والأفقي، واستخدام الأرفف والحمالات والأدراج المتحرك منها والثابت.

استدامة التحسين

ثالثًا: نظف، وعن هذه الخطوة، أوضح: "هي عملية وقائية تهدف للحصول على بيئة عمل نظيفة، والتي بدورها تساعد في اكتشاف أي عيوب في الأدوات أو المعدات أو أرضيات بيئة العمل أولا بأول، وبذلك نتجنب انهيار أنظمة العمل، فإعادتها مجددًا للعمل كسابق عهدها أمر مكلف جدا".

وأشار إلى أن ذلك يتم من خلال جعل عملية التنظيف دورية تتم كل يوم، وتنظيف جميع الأشياء التي يتعامل معها الموظف من أدوات مثل المفاتيح وأقلام، وكذلك المعدات والأجهزة، بأسلوب يتناسب مع طبيعتها لضمان عدم تلفها، والبحث عن أي عيوب أو مشاكل في بيئة العمل من أدوات ومعدات أو غيره وتحديدها بدقة، بالإضافة إلى تحديد الإجراء المناسب لمعالجة العيوب والمشاكل مثل الصيانة أو استبدال الأجزاء التالفة، والبحث عن مصادر التلوث التي تجعل مدة التنظيف طويلة، ووضع حلول للحد من مصادر التلوث.

وتحدّ اللقطة عن الخطوة الرابعة "عاير أو نمط": "إبقاء الأشياء والأماكن مرتبة ومنظمة ونظيفة دائمًا، وذلك بأن تصبح عمليات التصنيف والتنظيم والتنظيف جزءا أساسيا من العمل اليومي، بتخصيص 15 دقيقة في بداية العمل، أو نهايته للقيام".

ولفت إلى أن هذا الأمر يحتاج لوضع قواعد تحدد الحال المطلوب أن يكون عليه مكان العمل، ووضع تصور لمسؤوليات كل فرد عن كل جزء من أجزاء مكان العمل، وتصميم طريقة التصنيف والتنظيم والتنظيف التي يجب اتباعها في مكان، وتوثيقها على شكل لوحات تعليمية إرشادية، وتوحيد الألوان المُستخدمة لتحديد المسارات الآمنة وللعلامات التحذيرية، وتعميم المسؤوليات والطرق على جميع الأفراد ليعلم كل شخص المطلوب منه وكيفية أدائه، إلى جانب تصميم أداة رقابية كقوائم الفحص يستخدمها المشرف للتأكد من المحافظة على كل الأعمال السابقة".

الخطوة الأخيرة "ثبِّت"، قال اللقطة إن المقصود بها وضع نظام للتأكد من استدامة عملية التحسين المستمر، وتطبيق الخطوات سابقة الذكر عن طريق تقسيم مكان العمل إلى عدة مناطق، وإسناد كل منطقة لشخص، وقيام كل مسؤول عن مكان بفحص مكان العمل بشكل منتظم والسماح للآخرين بذلك أيضًا، وتنظيم زيارات عشوائية للمكان، وتدوين الملاحظات الايجابية والسلبية، ومكافأة المحسن في منطقته، وتعديل وتصحيح الملاحظات السلبية، وتوثيق الملاحظات الايجابية واعتمادها، والعمل على صقل المهارات بتعلم من مصادر أخرى".