مع هذا التطور السريع في عالم الإنترنت والتقنية الإلكترونية، التي أصبحت تحشر نفسها في كل الزوايا الحياتية، ومنها نطاق العمل، نجد توجهات إلى استغلال التطور السريع في عالم التكنولوجيا -وخاصة مواقع التواصل الاجتماعي- لاستخدامها بشيء مفيد.
ومن ضمن ذلك إسهامها في تغيير المفهوم الحرفي لمسألة التواصل الوظيفي بطرق جديدة لإدارة آلية العمل، وذلك بربط الموظفين بمجموعة (جروب) واحدة على أحد مواقع التواصل الاجتماعي كـ(واتس أب)، و(فيس بوك)، وغيرهما، فلم يعد الموظف بحاجة لالتقاء مسئوله من أجل مناقشة الأفكار والمهام المطلوب إنجازها.
ولكن السؤال الذي يطرح نفسه هو: هل مجموعات العمل على مواقع التواصل الاجتماعي توفر الجهد أم أنها مضيعة للوقت؟
مدرب التنمية البشرية صابر أبو الكاس قال: "لاشك أن لمواقع التواصل الاجتماعي فوائد عديدة، ومن هذه الفوائد استخدام مجموعات العمل على تلك المواقع، التي يعدها روادها وسيلة سهلة وسريعة في التواصل الفعال، الذي يمكن أن يحقق تواصلًا أفضل وإنجازًا أسرع".
وبين أن كثيرًا ما يستخدم زملاء الشركة أو المؤسسة تلك المجموعات وسيلة مهمة للتعاون والإنجاز دون الحاجة إلى وجودهم في المكان نفسه، الأمر الذي يعدونه سببًا في زيادة الإنتاجية، فسهولة التحكم في الأشخاص المنضمين إلى هذه المجموعات تساهم في التواصل المريح والفعال بين الزملاء.
أضاف أبو الكاس: "أيضًا هذه المجموعات يتخللها في كثير من الأحيان منشورات وكتابات لا تتعلق بالعمل مباشرة، بل الاجتماعيات والمناسبات، والموضوعات الخاصة التي ليس لها علاقة بالعمل، ما يجعل الموظفين يشعرون كأنهم أسرة واحدة يتبادلون التهاني، وربما الزيارات وغيرها".
مع ذلك نصح بالتفكير جيدًا عند إنشاء هذه المجموعات، وطرح السؤال التالي: ما الهدف من إنشاء هذه المجموعة؟، فالإجابة عن هذا التساؤل -لاشك- أنها ستضع أمام الشخص هدفًا يسعى إلى تحقيقه؛ فيبتعد عن العشوائية والتقليدية اللتين يمارسهما كثيرون، حسبما ذكر.
تابع أبو الكاس: "يجب ألا ننسى هنا أن المجموعات تأخذ أنواعًا متعددة، فهناك المجموعات العامة التي يمكن لأي شخص أن يجدها عبر (فيس بوك)، ويعرف من هم أعضاء المجموعة، ويطلع على جميع المشاركات والتعليقات، لكن يجب عليه الانضمام إلى المجموعة، إذا كان يريد النشر أو التعليق".
أما المجموعة المغلقة فلا يمكن لأي شخص العثور عليها عبر (فيس بوك) ولا أن يطلع على ما فيها، يمكن للأعضاء فقط النشر والتعليق، أما المجموعة السرية فهي لا تظهر في البحث ولا أحد يستطيع معرفة أعضاء المجموعة، حتى لا يمكن إرسال رابطها لأشخاص ليسوا فيها، وقد تكون خيارًا جيدًا لمن يرغب في الحفاظ على مستوى عالٍ من الخصوصية لأعضاء مجموعته، على وفق قوله.
واعتقد أبو الكاس أن هذه المجموعات جاءت بديلًا عما كانت تعرف سابقًا بالمنتديات، التي كانت تضم آلاف المشتركين، فباتت تلك المجموعات أكثر سهولة واستخدامًا.
وبين أن من إيجابيات هذه المجموعات إحداثها سرعة في العمل وسهولة في التواصل دون لقاء، فقد توفر الوقت، ولكن يجب على المسئول أن يجعل ضوابط للحديث، حتى لا تتحول إلى مجموعة للضحك؛ فيضيع الوقت.
تابع أبو الكاس حديثه: "أيضًا لها أثر في تعميم الفائدة على الجميع في وقت واحد بجهد قليل"، لافتًا إلى أن التواصل يبقى مستمرًّا حتى بعد انتهاء الدوام، ما يسبب الإزعاج للموظفين، فبعض المديرين يعتقدون أن وجود الموظف في هذه المجموعات يعني أنه متاح في أي وقت لاستقبال المهام والنصائح وغيرها.
ومن المآخذ التي تؤخذ على هذه المجموعات –حسبما ذكر- أنها قد تسبب الإحراج لبعض الموظفين، حينما توجه إليه الملاحظات على أدائه وعمله، فهو –برأيه- أسلوب غير محبب إلا إذا كان غير مباشر، أو يمكن للمدير توجيه الموظف باتصال مباشر به.