إعلان توظيف صادر عن منظمة العمل ضد الجوع تعلن فيه عن وظيفة شاغرة بمكتبها في غزة على النحو التالي:
- المسمى الوظيفي : موظف إداري ومالي Admin and Finance Officer
- دوام جزئي
- مدة العقد 7 أشهر مع إمكانية التمديد (دوام جزئي 25 ساعة / أسبوع)
هدف عام
إدارة المحاسبة من خلال الاستخدام الفعال لـ AGRESSO استنادًا إلى معايير AAH و GAAP واللوائح الحكومية وسياسات المانحين ؛ وتنفيذ المهام المالية والمحاسبية بطريقة صحيحة لإنتاج معلومات موثوقة وشفافة بانتظام وفي الوقت المناسب. المسؤول الإداري والمالي مسؤول عن متابعة الشركاء عن كثب من جميع الجوانب بما في ذلك النفقات والاجتماعات ووحدات الدعم المالي والتقارير .
المهام والمسؤوليات:
- دعم أعضاء الفريق الإداري والمالي في متابعة وتنفيذ اللوائح المحاسبية الحالية والتأكد من التزام جميع الموظفين الإداريين بإجراءات المنظمة (سياسة إدارة النقد).
- المشاركة في اجتماعات منتظمة مع الفريق وداخل الوفد وفي غياب المدير المالي والإداري. (اجتماع بدء المشروع واختتامه ، OTF ،)
- تقديم الدعم المحاسبي للقاعدة عند الحاجة
- تقديم جميع المعلومات اللازمة إلى المسؤول الإداري والمالي لإعداد تقارير الميزانية مقابل التقارير الفعلية والتنبؤ.
- التأكد من الامتثال الكامل لمتطلبات قانون الضرائب المحلية بالتعاون مع المسؤول والمدير المالي.
- التأكد من اتباع الإجراءات المطلوبة من قبل السلطات المحلية في جميع الوثائق الرسمية بالتعاون مع المسؤول الإداري والمدير المالي.
- إقامة علاقات مصرفية جيدة والحفاظ عليها.
- المشاركة في جلسة افتتاح العطاءات وعروض الأسعار / تقييمات العطاء بناءً على طلب المسؤول والمدير المالي.
- تحديث ورقة تتبع الضمانات المصرفية والمتابعة عند الحاجة إلى إعادتها إلى الموردين.
- إبلاغ مديري الأمن في موقع العمل بأي معلومات متعلقة بالأمن أو عدم الامتثال لخطة الأمان.
- احترم القواعد الأمنية المحددة في الخطة الأمنية للمهمة والقاعدة.
- الدعم في متابعة المهام والمسؤوليات المتعلقة بالعاملين المياومين على مستوى الأساس بما في ذلك: العقود ، التعديل ، التمديد ، شهادة العمل ... إلخ. بما في ذلك تحديث ورقة تتبع العامل اليومي.
- أعمال الترجمة إذا لزم الأمر.
- كتابة الرسائل وأرسلها عند الطلب أو عند الحاجة.
- تحضير المواد اللازمة للاجتماعات وكتابة المحاضر.
- مهام الاستقبال المتنوعة مثل الترحيب بزوار المكتب وتسجيل طلبات المعلومات
- الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وإعطاء المعلومات للمتصلين أو تلقي الرسائل أو تحويل المكالمات إلى الأفراد المناسبين.
- الالتزام بتطبيق إرشادات الموازنة المالية الداخلية والجهات المانحة.
- التأكد من اتباع جميع السياسات (مثل سياسة إدارة النقد) والعقود ومذكرات التفاهم
- التحقق من جميع المستندات المقدمة من الجهات المختلفة مع التأكد من جودة جميع القسائم وفقًا للجهات المانحة واللوائح الداخلية والوطنية.
- التأكد من أن جميع البيانات المحاسبية مشفرة بشكل مناسب لـ AGRESSO. الإشراف على المحاسبة اليومية وإدارتها (Agresso) بما في ذلك تسجيل المعاملات في الوقت المناسب ، مع ضمان الأكواد التحليلية الصحيحة (رموز المشروع ، والخطوط المالية ، ورمز الطرف الثالث ، ورمز المحاسبة ، CAT6 ، إلخ.
- دعم المسؤول الإداري والمدير المالي لإدارة وظائف المحاسبة اليومية بما في ذلك التحقق من النقد المنتظم ، وتسويات الحسابات المصرفية والميزانية العمومية ، والإغلاق الشهري.
- ضمان التقديم الأسبوعي لإعادة إعادة الدفاتر المصرفية والنقدية إلى نظام المحاسبة AGRESSO.
- إعداد دفاتر نقدية / مصرفية وتسويات شهرية لمكتب غزة على أساس شهري.
- التأكد من توافر الموارد النقدية في كل من الصناديق النقدية والبنك للحفاظ على السداد المناسب في الوقت المناسب.
- التعاون مع المسؤول والمدير المالي لتطوير توقعات التدفق النقدي الشهرية وتحليل الخزانة الداخلية بناءً على المشاريع واحتياجات المكتب
يُنشئ أكواد محاسبة الموردين وأكواد الأصول الثابتة بالتعاون مع مسؤول الإدارة والمحاسبة في مكتب القدس.
- جمع وتصنيف وتسجيل فواتير المصاريف والعقود ومذكرات التفاهم في Agresso وفقًا للقواعد الداخلية لـ AAH وخطة تغطية التكلفة ومبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا.
- يقوم بإعادة توزيع التكاليف على أساس التغطية في Agresso بناءً على طلب المسؤول والمدير المالي.
- إرسال ملاحظات إلى المسؤول والمدير المالي لتحديثات CCP عند الحاجة.
- دعم في تحديث ملفات e-FMT و e-CCP و DON و BFU الداخلي عند الحاجة.
- مراجع التقارير المالية للشركاء (والتقارير السردية لتحقيق الاتساق) والوثائق الداعمة لضمان الامتثال لاتفاقية الشراكة ولوائح المانحين وسياسة AAH ، وقدم ملاحظات للشريك حسب الاقتضاء ، واستكمل قوائم مراجعة البرنامج والتمويل لكل تقرير.
- التعاون مع الشركاء لضمان اكتمال وصحة ودقة التقارير المالية والتنبؤ والطلبات النقدية.
- التأكد من أن نفقات الشركاء مؤهلة (الفواتير المناسبة ، الفواتير ، نماذج الطلبات ، إلخ ...) من خلال عمليات التحقق المنتظمة ، والتصحيحات المحتملة ، والتشفير في الوقت المناسب في Agresso.
- العمل بشكل تعاوني مع الشركاء لضمان توفير التمويل في الوقت المناسب للشركاء وفقًا لاتفاقية الشراكة لضمان استمرارية البرنامج ، وضمان التواصل الواضح مع الشريك والقرار الفعال في حالة تعذر ذلك لأي سبب من الأسباب.
- عقد اجتماع حول التقدم المحرز في الإدارة المالية للشركاء ، وتقديم المشورة للبرنامج ، ووحدة الشراكة ، ومديري الشؤون المالية لاتخاذ الإجراءات في الوقت المناسب بشأن أفضل طريقة لاستخدام الأموال المخصصة للمشروع.
- تقديم الدعم الإرشادي للشركاء ، وفقًا لخطط دعم المشروع الشريك ، مع التركيز على دعم الشريك لتقوية أنظمة وقدرات الإدارة المالية.
- المساعدة في إنهاء اتفاقيات الشراكة ، بما في ذلك ما يتعلق بالتحقق المالي وتأكيد الأصول. - المشاركة في مراجعة أداء الشراكة بما في ذلك النجاحات والتحديات والدروس المستفادة.
- التأكد من الوفاء والالتزام بسياسة الموقعين والجدول الزمني للمشتريات وأذون الدفع.
- دعم المدير الإداري والمالي في إعداد جميع عمليات المراجعة المالية الداخلية والخارجية. تأكد من أن جميع المستندات الداعمة في الملفات المالية صحيحة ومكتملة ومنظمة بشكل صحيح.
- التأكد من الالتزام بالإرشادات الداخلية المتعلقة بمخاطر السرقة والسطو المسلح والفساد والاختلاس والأخطاء والخسائر.
- دعم مدير الشؤون المالية والإدارية في إعداد المستندات لمدققي حسابات السلطة المحلية.
- بالتعاون مع المسؤول والمدير المالي ، حافظ على شفافية التتبع المالي ونظام الملفات والتأكد من أرشفة جميع المستندات الأصلية الضرورية بشكل صحيح وفي الوقت المحدد.
- إنشاء والحفاظ على نظام حفظ مناسب لجميع المعاملات النقدية والمصرفية وضمان أمن الملفات تحت مسؤوليته.
- ضمان التقديم الأسبوعي لإعادة إعادة الدفاتر المصرفية والنقدية إلى نظام المحاسبة AGRESSO.
- ضمان الإغلاق الشهري المحاسبي الكامل في الوقت المناسب والإغلاق السنوي.
- إعداد جداول زمنية شهرية للموظفين في الوقت المحدد.
- دعم المسؤول الإداري والمدير المالي في إعداد التقارير المالية عند الحاجة.
مؤهلات الوظيفة
- درجة بكالوريوس في المحاسبة أو الإدارة المالية أو الإدارة أو في مجال ذي صلة.
- معرفة الإجراءات الإدارية والمحاسبة والمالية ومسك الدفاتر والأرشفة إلزامي.
- المعرفة في إدارة الشركاء المحليين إلزامية
- المعرفة الأساسية حول الخدمات اللوجستية ومتابعة الميزانية (BFU).
- الخبرة في المشاريع واللوائح الممولة من الاتحاد الأوروبي ميزة إضافية.
- خبرة لا تقل عن سنتين في مجال التمويل و / أو المحاسبة ذات الصلة مع خبرة لا تقل عن سنة واحدة في المنظمات غير الحكومية.
- خبرة لا تقل عن سنة في إدارة الشركاء المحليين
- الخبرة في العمل مع برنامج المحاسبة Agresso ميزة إضافية.
- خبرة في إدارة البنوك والنقدية والدورة المحاسبية المناسبة.
- يفضل معرفة إدارة دورة المشروع وحماية البيانات والامتثال.
- اللغة الإنجليزية تحدثا وكتابة جيدة جدا والعربية بطلاقة
- اجادة مهارات الكمبيوتر في MS-Office (Word ، PowerPoint والإنترنت ، أمر Excel)
- خبرة سابقة قيّمة في القضايا المتعلقة بتعزيز المساواة بين الجنسين أو الالتزام الشخصي بالمساواة بين الجنسين.
طريقة التسجيل
- يتم التقدم للوظيفة عبر موقع المؤسسة باللغة الانجليزية وذلك بالضغط ( هنا )
- ملاحظة / عند الدخول على الموقع انزل لأسفل الصفحة واضغط على كلمة ( Apply for this position ) وقم بتعبئة البيانات المطلوبة (باللغة الانجليزية) مع الاستعانة بالترجمة
- يتم تشجيع النساء على التقدم لهذا المنصب.
- يجب أن تكون السيرة الذاتية المقدمة باللغة الإنجليزية.
- ينتهى التسجيل بتاريخ 22/11/2022.
- سيتم الاتصال فقط بالمرشحين الذين تم اختيارهم مسبقًا للاختبار والمقابلة