اعلان توظيف صادر عن برنامج الأمم المتحدة الإنمائي UNDP/PAPP يعلن فيه عن وظيفة ( موظف استقبال / كاتب مرسل ) Receptionist/Dispatcher Clerk  بعقد عمل لمدة  12 شهر مع إمكانية التمديد  .

تحت الإشراف المباشر لمعاون الخدمات العامة ، يوفر موظف الاستقبال / كاتب المرسل الاستقبال والمعلومات وخدمة مشغل لوحة مفاتيح الهاتف بالإضافة إلى خدمات النقل التي تضمن الجودة العالية والدقة في العمل. يعمل موظف الاستقبال / كاتب المرسل على تعزيز نهج العميل والجودة والنتائج. يوضح موظف الاستقبال / كاتب المرسل أيضًا نهجًا موجهًا نحو العميل ، ومجاملة ، ولباقة ، وقدرة على العمل مع أشخاص من خلفيات وطنية وثقافية مختلفة.

يعمل موظف الاستقبال / المرسل في تعاون وثيق مع فريق الدعم الإداري وتطوير الأعمال والبرنامج وفرق العمليات.

مهام الوظيفة :

سيشرف موظف الاستقبال / كاتب المرسل على القيام بالوظائف التالية:

• ضمان توفير خدمة الاستقبال.

• تحديث معلومات موظفي برنامج الأمم المتحدة الإنمائي.

• تقديم خدمات النقل والدعم الإداري.

• دعم بناء المعرفة وتبادل المعرفة.

• أداء أي واجبات أخرى يكلفه بها المشرف

• تشغيل نظام الهاتف المركزي والرد على المكالمات الواردة وتوجيه هذه المكالمات إلى الموظفين المناسبين.

• مساعدة الموظفين في إجراء مكالمات خارجية ومحلية بعيدة المدى.

• مسؤول عن تحديث قائمة الهاتف الشخصية وقائمة الطوارئ للموظفين.

• الحفاظ على المظهر الأنيق والأنيق لمناطق الاستقبال والانتظار.

• توفير المهام الكتابية الأخرى ودعم معالجة النصوص احتياطيًا كما تم تعيينه من قبل المشرف.

• توفير معلومات عامة عن المبادئ التوجيهية والخدمات المكتبية.

• الترحيب بالزوار وتوجيههم إلى الموظفين المناسبين.

• أجب عن أسئلة الزوار وقدم المعلومات كما هو مطلوب.

 • جمع وتحديث معلومات موظفي الأمم المتحدة شهريا ، والتأكد من صحة ودقة جميع البيانات والمعلومات.

• تحديث قائمة الهواتف التابعة للأمم المتحدة ودليل الأمم المتحدة وعناوين الحكومة والمنظمات الدولية والسفارات والمنظمات غير الحكومية وجهات الاتصال المهمة الأخرى.

 • دعم معاون الخدمات العامة في ترتيب النقل بالمركبة لموظفي الأمم المتحدة / برنامج الأمم المتحدة الإنمائي كما هو مطلوب.

• ضمان توفير التكاليف من خلال الاستخدام السليم للمركبات الرسمية من خلال الصيانة الدقيقة لسجلات المركبات اليومية ، وتوفير المدخلات لإعداد خطط وتقارير صيانة المركبات

• تحديث وصيانة تقرير تاريخ السيارة.

• المساعدة في إعداد فواتير استرداد التكاليف لخدمات النقل التي يقدمها برنامج الأمم المتحدة الإنمائي للوكالات الأخرى.

• تقديم الدعم الإداري حسب طلب المشرف ، مثل إعداد المراسلات الروتينية وجمع المعلومات.

• متابعة والحفاظ على رخص القيادة للموظفين محدثة ويضمن صلاحية برنامج الأمم المتحدة الإنمائي ورخص القيادة المحلية.

• ضمان توافر جميع المستندات / الإمدادات المطلوبة (بما في ذلك التأمين على المركبات ، وسجلات المركبات ، ودليل المكتب ، وخريطة المدينة / البلد ، وجميع الأدوات وقطع الغيار اللازمة المطلوبة من قبل الحد الأدنى من معايير الأمان التشغيلي - MOSS) في السيارة المخصصة.

• التأكد من اتخاذ جميع الإجراءات الفورية التي تتطلبها القواعد واللوائح في حالة التورط في الحوادث. إجراء تقييمات الأضرار الناجمة عن الحوادث ، ومعالجة تقارير حوادث المركبات ، والمشاركة في مجلس التحقيق ورفع تقرير تناقض الأضرار كما هو مطلوب

• تعيين الأنشطة اليومية للسائقين وفقا لاحتياجات المكتب بما في ذلك الإقامة لمتطلبات الطوارئ

• توفير مدخلات لإعداد فواتير استرداد التكاليف للاستخدام الشخصي واستخدام البعثات للمركبات الرسمية المقدمة من برنامج الأمم المتحدة الإنمائي

• التأكد من التزام جميع السائقين بقواعد الملبس من خلال ارتداء الزي المخصص لهم وكذلك فهم واجباتهم ومسؤولياتهم اليومية.

 • يشارك في تدريب موظفي العمليات / المشاريع على قضايا الإدارة.

• التأكد من أن جميع السائقين يتلقون تدريبًا وتطويرًا مستمرين وأن يحتفظوا بتراخيص سارية بالإضافة إلى سجل قيادة نظيف.

الكفاءات:

-  يخطط ويراقب العمل الخاص ، ويهتم بالتفاصيل ، ويقدم عملًا عالي الجودة بحلول الموعد النهائي .

- الانفتاح على الأفكار الإبداعية / المخاطر المعروفة ، حل عملي للمشكلات ، إجراء تحسينات .

-  منفتح الذهن وفضولي ، يشارك المعرفة ، يتعلم من الأخطاء ، يطلب التغذية الراجعة .

-  يتكيف مع التغيير ، ويتعامل بشكل بناء مع الغموض / عدم اليقين ، ويتسم بالمرونة .

-  يُظهر الدافع والتحفيز ، والقدرة على التسليم بهدوء .

مؤهلات الوظيفة:

1- دبلوم أو درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو المجالات ذات الصلة .

 2- لا تقل عن سنتين من الخبرة في العمل ذات الصلة.

 3- خبرة في استخدام أجهزة الكمبيوتر وحزم البرامج المكتبية (MS Word و Excel وما إلى ذلك).

4- القدرة على تعدد المهام.

 5- خبرة في العمل لدى الأمم المتحدة / المنظمات غير الحكومية الدولية أمر مرغوب فيه.

 6- إجادة اللغة العربية ومعرفة جيدة باللغة الإنجليزية.

طريقة التسجيل:

- على من يرغب/ة ترغب بالتسجيل الدخول لموقع  برنامج الأمم المتحدة الإنمائي والتسجيل وذلك من خلال الضغط ( هنا )

- ملاحظة / عند الدخول لموقع التسجيل انتظر حتى تظهر لكل شاشة بالللغة الانجليزية واضغط بعدها على كلمة ( Apply Now) ومن ثم تدخل البريد الالكتروني الخاص بك والاجابة على الاسئلة ، مع العلم بان الاسئلة باللغة الانجليزية .

- ينصح بالتسجيل من جهاز حاسوب وليس جوال .

- يلتزم برنامج الأمم المتحدة الإنمائي بتحقيق تنوع القوى العاملة من حيث الجنس والجنسية والثقافة  يتم تشجيع الأفراد من مجموعات الأقليات ومجموعات السكان الأصليين والأشخاص ذوي الإعاقة على قدم المساواة على التقديم، كل الطلبات سوف تعامل بالسرية التامة.

- لا يتسامح برنامج الأمم المتحدة الإنمائي مع الاستغلال والانتهاك الجنسيين ، وأي نوع من المضايقات ، بما في ذلك التحرش الجنسي ، والتمييز. وبالتالي ، سيخضع جميع المرشحين المختارين لفحوصات مرجعية صارمة وخلفياتهم.

- ينتهى التسجيل بتاريخ 21/10/2022