إعلان توظيف صادر مؤسسة ميرسي كور Mercy Corps بغزة تعلن فيه عن وظيفة شاغرة وذلك وفقاً لما يلي:
- المسمى الوظيفي: مساعد /ة إداري/ة Administrative Assistant
- نوع الوظيفة: منتظم، دوام كامل
- المكان: مكتب ميرسي كور غزة
- المدة: سنة واحدة
ملخص الوظيفة العامة: يدعم المساعد الإداري وظائف إدارة المرافق والمكاتب في الموقع، ويضمن الامتثال للسياسات والإجراءات الميدانية ذات الصلة، مع الدعم الفني من مدير / موظف الإدارة.
المسؤوليات الأساسية
- مساعدة مسؤول العمليات في تسهيل التدفق السلس للمرافق الروتينية وإدارة المكاتب لمكتب Mercy Corps.
- يجب أن يكون لديك فهم واضح لجميع السياسات واحتياجات الدعم؛ يجب أن تكون قادرة على المساعدة في تسهيل التدريب لجميع موظفي الدعم لضمان التنفيذ السلس والمتواصل لجميع برامج MC.
- إعداد قائمة مناوبة للإشراف اليومي على إدارة الممتلكات بما في ذلك الحراس وعمال النظافة وصيانة المكاتب والتأكد من نظافة المكتب والمجمع وصيانتهما وفقًا لجدول زمني روتيني.
- ترجمة أي وثائق برنامج أو مكتب، حسب الاقتضاء.
- ضمان الإدارة السليمة والتنسيق لترتيبات سفر الموظفين بما في ذلك النقل والأمن والتأشيرات.
- ضمان تنفيذ السياسات والإجراءات الإدارية كما هو موضح في المرافق الميدانية وسياسة إدارة المكاتب.
- المساعدة في إدارة المرافق، بما في ذلك إيجارات المساكن والمكاتب؛ ضمان الحفاظ على المعايير الأمنية في جميع المباني.
- تنسيق مهام إدارة المكتب العام.
- المساعدة في الحفاظ على الأسطول وضمان حركة سلسة للموظفين والسلع في المنطقة.
- المساعدة في الإشراف على مزودي خدمة تأجير المركبات باتباع الإجراءات الموضحة في دليل إدارة الأسطول.
- المساعدة في تنظيم / إدارة مخزون المخازن
- الاحتفاظ بسجل مخازن شامل.
- القيام بتحديث الأصول والمخزون والجوال والتصاريح وجهات الاتصال وأي قواعد بيانات أخرى.
- تجميع التقارير المتعلقة بأي حوادث وتقارير وفقًا لدليل إدارة الأصول الميدانية التابع لمؤسسة Mercy Corps.
- دعم نهاية السنة المالية ومنح التحقق من الأصول النهائية.
- التصرف بشكل مهني وشخصي على حد سواء بطريقة تؤدي إلى إضفاء المصداقية على Mercy Corps وعدم تعريض مهمتها الإنسانية للخطر.
- إدخال بيانات البائعين وضمان جودتها، وهو مطلوب في نظام ProSource لدعم تحديد المصادر والشراء من البائعين والدفع لهم.
- التأكد من أن الضوابط المتعلقة بإدخال بيانات البائع مصممة وتعمل بشكل فعال.
- تسهيل تحديد الموردين لتحويل البيانات الأولية، بالإضافة إلى التنسيق المستمر والتعامل مع طلبات إعداد البائعين عبر ProSource ومكتب المساعدة العالمية Mercy Corps (Jira)
- فهم البيئات البرمجية المتغيرة والمتطورة بسرعة والعمل فيها، ودعم الأنواع المختلفة من أنشطة إعداد الموردين فيما يتعلق بجمع معلومات الموردين وإدخالها وإدارتها في نظام ProSource.
- تنسيق الاتصالات مع البائعين خلال عملية تمكين الموردين
- دعم مستويات مختلفة من قدرات البائعين، حيث لا يمتلك بعض البائعين إمكانية الوصول إلى الإنترنت / البريد الإلكتروني والبعض الآخر يتمتع بإمكانية الوصول الكامل إلى الإنترنت إلى "شبكة موردي أريبا"
- استخدم مهارات تحليلية قوية لتقييم العديد من مناهج النظام والعمليات، بما في ذلك كيف يمكن للأدوار المختلفة أن تدعم إدارة البائعين وجودة البائعين وإدخال البائع وامتثال البائع على النحو الأمثل.
- مساعدة مسؤول العمليات في إدارة الموظفين التاليين: الحراس والطباخين وعمال النظافة.
- تقارير مباشرة إلى: مسؤول العمليات (اللوجستية والإدارية)
مؤهلات الوظيفة
- تخصص جامعي ذو صلة بالوظيفة.
- خبرة لا تقل عن سنتين في إدارة المكاتب أو إدارة المرافق.
- مطلوب مهارات كمبيوتر ممتازة.
- يجب أن يكون مفكرا مستقلا ولديه مهارات تنظيمية قوية.
- الطلاقة في اللغة الإنجليزية.
طريقة التسجيل
- للتقدم للوظيفة من كلا الجنسين من خلال تعبئة طلب وذلك من خلال الضغط ( هنا )
- يتم تشجيع الأشخاص المؤهلين ذوي الإعاقة بشدة على التقديم.
- ينتهي التسجيل للوظيفة يوم السبت الموافق 2/7/2022
- سيتم الاتصال فقط قائمة المرشحين المختصرة.