وظيفة شاغرة في مؤسسة ميرسي كور

...

إعلان توظيف صادر مؤسسة ميرسي كور Mercy Corps بغزة تعلن فيه عن وظيفة شاغرة وذلك وفقاً لما يلي:

- المسمى الوظيفي: مساعد /ة إداري/ة Administrative Assistant

- نوع الوظيفة: منتظم، دوام كامل

- المكان: مكتب ميرسي كور غزة

- المدة: سنة واحدة

ملخص الوظيفة العامة: يدعم المساعد الإداري وظائف إدارة المرافق والمكاتب في الموقع، ويضمن الامتثال للسياسات والإجراءات الميدانية ذات الصلة، مع الدعم الفني من مدير / موظف الإدارة.

المسؤوليات الأساسية

- مساعدة مسؤول العمليات في تسهيل التدفق السلس للمرافق الروتينية وإدارة المكاتب لمكتب Mercy Corps.

- يجب أن يكون لديك فهم واضح لجميع السياسات واحتياجات الدعم؛ يجب أن تكون قادرة على المساعدة في تسهيل التدريب لجميع موظفي الدعم لضمان التنفيذ السلس والمتواصل لجميع برامج MC.

- إعداد قائمة مناوبة للإشراف اليومي على إدارة الممتلكات بما في ذلك الحراس وعمال النظافة وصيانة المكاتب والتأكد من نظافة المكتب والمجمع وصيانتهما وفقًا لجدول زمني روتيني.

- ترجمة أي وثائق برنامج أو مكتب، حسب الاقتضاء.

- ضمان الإدارة السليمة والتنسيق لترتيبات سفر الموظفين بما في ذلك النقل والأمن والتأشيرات.

- ضمان تنفيذ السياسات والإجراءات الإدارية كما هو موضح في المرافق الميدانية وسياسة إدارة المكاتب.

- المساعدة في إدارة المرافق، بما في ذلك إيجارات المساكن والمكاتب؛ ضمان الحفاظ على المعايير الأمنية في جميع المباني.

- تنسيق مهام إدارة المكتب العام.

- المساعدة في الحفاظ على الأسطول وضمان حركة سلسة للموظفين والسلع في المنطقة.

- المساعدة في الإشراف على مزودي خدمة تأجير المركبات باتباع الإجراءات الموضحة في دليل إدارة الأسطول.

- المساعدة في تنظيم / إدارة مخزون المخازن

- الاحتفاظ بسجل مخازن شامل.

- القيام بتحديث الأصول والمخزون والجوال والتصاريح وجهات الاتصال وأي قواعد بيانات أخرى.

- تجميع التقارير المتعلقة بأي حوادث وتقارير وفقًا لدليل إدارة الأصول الميدانية التابع لمؤسسة Mercy Corps.

- دعم نهاية السنة المالية ومنح التحقق من الأصول النهائية.

- التصرف بشكل مهني وشخصي على حد سواء بطريقة تؤدي إلى إضفاء المصداقية على Mercy Corps وعدم تعريض مهمتها الإنسانية للخطر.

- إدخال بيانات البائعين وضمان جودتها، وهو مطلوب في نظام ProSource لدعم تحديد المصادر والشراء من البائعين والدفع لهم.

- التأكد من أن الضوابط المتعلقة بإدخال بيانات البائع مصممة وتعمل بشكل فعال.

- تسهيل تحديد الموردين لتحويل البيانات الأولية، بالإضافة إلى التنسيق المستمر والتعامل مع طلبات إعداد البائعين عبر ProSource ومكتب المساعدة العالمية Mercy Corps (Jira)

- فهم البيئات البرمجية المتغيرة والمتطورة بسرعة والعمل فيها، ودعم الأنواع المختلفة من أنشطة إعداد الموردين فيما يتعلق بجمع معلومات الموردين وإدخالها وإدارتها في نظام ProSource.

- تنسيق الاتصالات مع البائعين خلال عملية تمكين الموردين

- دعم مستويات مختلفة من قدرات البائعين، حيث لا يمتلك بعض البائعين إمكانية الوصول إلى الإنترنت / البريد الإلكتروني والبعض الآخر يتمتع بإمكانية الوصول الكامل إلى الإنترنت إلى "شبكة موردي أريبا"

- استخدم مهارات تحليلية قوية لتقييم العديد من مناهج النظام والعمليات، بما في ذلك كيف يمكن للأدوار المختلفة أن تدعم إدارة البائعين وجودة البائعين وإدخال البائع وامتثال البائع على النحو الأمثل.

- مساعدة مسؤول العمليات في إدارة الموظفين التاليين: الحراس والطباخين وعمال النظافة.

- تقارير مباشرة إلى: مسؤول العمليات (اللوجستية والإدارية)

مؤهلات الوظيفة

- تخصص جامعي ذو صلة بالوظيفة.

- خبرة لا تقل عن سنتين في إدارة المكاتب أو إدارة المرافق.

- مطلوب مهارات كمبيوتر ممتازة.

- يجب أن يكون مفكرا مستقلا ولديه مهارات تنظيمية قوية.

- الطلاقة في اللغة الإنجليزية.

طريقة التسجيل

- للتقدم للوظيفة من كلا الجنسين من خلال تعبئة طلب وذلك من خلال الضغط ( هنا )

- يتم تشجيع الأشخاص المؤهلين ذوي الإعاقة بشدة على التقديم.

- ينتهي التسجيل للوظيفة يوم السبت الموافق 2/7/2022

- سيتم الاتصال فقط قائمة المرشحين المختصرة.